Généralités
Le dossier doit être envoyé en un seul exemplaire et par courrier non recommandé à la Société académique de Genève et non à un membre du comité, à l'adresse de correspondance.
Le requérant ne doit pas solliciter des fonds en particulier, mais la Société académique de Genève elle-même.
Le requérant doit être en activité au sein de l'Université.
Les dates limites de dépôt (timbre postal faisant foi) sont soit le 15 septembre, le 15 décembre, le 15 mars ou le 15 mai (pour la médecine, seuls les 15 décembre et 15 mai), condition pour qu'elles soient prises en considération au cours de la séance du comité du mois qui suit.
Toute demande dont le dossier est incomplet sera retournée au requérant accompagnée d'une lettre standard signée par le président de la Société académique de Genève et par l’administration. Le requérant a la possibilité de réitérer sa demande une fois seulement en envoyant le(s) complément(s).
Il est vivement recommandé que la requête soit faite à plusieurs entités.
La Société académique de Genève intervient pour la recherche et l’enseignement de l’Université de Genève exclusivement.
La Société académique de Genève n’entre pas en matière pour les requêtes émanant des Instituts en relation avec l'Université tels que l’IHEID et de l’Institut œcuménique de Bossey.
La Société académique de Genève n'est pas tenue de donner les raisons de ses décisions. Ses décisions sont sans appel.
Si nécessaire, des renseignements complémentaires peuvent être demandés exclusivement à l'administration par courriel à sacad@unige.ch.
Les termes masculins au singulier ou au pluriel, se réfèrent sans distinction à une femme ou à un homme.

a/ Pour toutes les demandes
Le dossier doit être constitué des documents suivants:

1. 1 - Une lettre de motivation en français, datée et signée sur papier officiel de l'unité concernée
2. 2 - Un curriculum vitae du ou des bénéficiaires
3. 3 - Un exemplaire de la Formule de demande dûment complétée à toutes les rubriques et signée
4. 4 - Une liste des publications significatives et en relevance au projet demandé, si le requérant a déjà publié.
5. 5 - Un budget détaillé ou des devis, établis en Francs Suisses.
6. 6 - Une ou deux lettres de recommandation spécifiques à la demande, datées et signées.
   - Pour les étudiants: directeurs de thèse, respectivement du Département.
   - Pour les membres du corps intermédiaire et professoral : échelon hiérarchique.

1. 7 - Les autres fondations sollicitées doivent être mentionnées de même que les montants assurés ou déjà obtenus.
2. 8 - Toute requête adressée pour le même motif à une autre institution doit être obligatoirement mentionnée (montant, acceptation ou refus)

Le requérant s’engage en cas d’attribution de Fonds à retourner la formule, jointe à la lettre de la Société académique de Genève intitulée: "Confirmation d'utilisation d'aide financière"
Le dossier complet doit être envoyé en un seul exemplaire et par courrier non recommandé à 

Société académique de Genève
Case postale 234
1211 Genève 4

b/ Pour la participation à un congrès ou à toute autre manifestation académique

1. 1 - Le dossier, comprenant les points a/ 1 à 8, doit être remis :
   - un mois avant la date de la manifestation si la demande est inférieure à CHF 2'000.-.
   - si la demande est supérieure à CHF 2'000.- les dates limites de dépôt (timbre postal faisant foi), soit le 15 septembre, le 15 décembre, le 15 mars ou le 15 mai (pour la médecine, le 15 décembre et le 15 mai) doivent être respectées, condition pour qu'elles soient prises en considération au cours de la séance du comité dans le mois qui suit
2. 2 - Le requérant doit fournir la lettre d'acceptation ou une copie du programme attestant de la présentation qu'il doit faire.
3. 3 - Les montants attribués pour les déplacements et autres frais ne doivent pas dépasser ceux permis par le règlement de l’Université de Genève. Il n’y a cependant pas d’obligation pour la Société académique de Genève à assumer les montants de ces règlements.
4. 4 - Le budget doit faire ressortir tous les frais pris en charge par l'unité concernée.

Remarque : La Société académique ne prend, en principe, pas en charge les frais d'inscription mais ils doivent être mentionnés sur le budget qui doit faire ressortir tous les frais pris en   charge par l’unité concernée.

c/ Pour l'organisation d'un congrès ou de toute autre manifestation académique

1. 1 - Le dossier, comprenant les points a/ 1 à 8, doit être remis :
   - un mois avant la date de la manifestation si la demande est inférieure à CHF 2'000.-.
   - si la demande est supérieure à CHF 2'000.- les dates limites de dépôt (timbre postal faisant foi), soit le 15 septembre, le 15 décembre, le 15 mars ou le 15 mai (pour la médecine, le 15 décembre et le 15 mai) doivent être respectées, condition pour qu'elles soient prises en considération au cours de la séance du comité dans le mois qui suit.
2. 2 - Le requérant doit fournir la liste des orateurs prévus et le nombre estimé de participants, le lieu de l’événement et son intérêt académique.
3. 3 - Le budget doit préciser si la participation est payante et, le cas échéant, quel en est le montant.
4. 4 - Le budget présenté doit être complet et ne pas se limiter au montant demandé.
5. 5 - Les subsides sont accordés pour les objets en relation avec les activités académiques (ex : publications, défraiement des orateurs, frais de déplacement...). La Société académique de Genève ne prend pas en charge les frais de repas ou de pauses café.
6. 6 - Le requérant s’engage à ce que la Société académique de Genève soit dûment mentionnée sur les affiches, annonces, programmes et, dans la mesure du possible, par toutes autres formes de communication

Remarques : La Société académique ne prend pas en charge les frais de repas ou de pauses café.
La Société académique ne prend pas en charge les frais d'inscription mais ils doivent être mentionnés sur le budget qui doit faire ressortir tous les frais pris en charge par l’unité concernée.

d/ Pour l'achat de matériel ou d'équipement scientifique

1. 1 - Le dossier doit être présenté selon les points a/ 1 à 8.
2. 2 - Le requérant doit fournir tous les devis qu'il a demandés.
3. 3 - L'achat de matériel doit être appuyé par une recommandation du supérieur hiérarchique académique
4. 4 - Les demandes pour du matériel d'entretien ne sont pas prises en considération
5. 5 - En cas d'acception par la Société académique, un autocollant mentionnant la Société académique de Genève sera envoyé pour être apposé sur l'appareil dont est cause.

Remarque : La Société académique ne prend pas en charge l'entretien.

e/ Pour la publication d'ouvrages

1. 1 -Le dossier doit être présenté selon les points a/ 1 à 8.
2. 2 - La requête doit être accompagnée d'un manuscrit prêt à l'impression (sauf pour les sciences et la médecine, la Société académique de Genève se réservant toutefois le droit de demander le texte).
3. 3 - Le Requérant doit fournir un devis d'imprimerie et un contrat d'éditeur précisant le nombre d'exemplaires. Pour les articles, le Requérant devra joindre une déclaration de la rédaction du périodique précisant à quelles conditions elle est disposée à publier l'article.
4. 4 - En cas d'acception par la Société académique, son nom doit figurer sur l'ouvrage publié

Remarques : Un subside de publication n'est accordé,  pour une thèse de doctorat ou un mémoire, que pour autant que l'impression serait particulièrement très onéreuse, par exemple en raison de la présence d'illustrations ou lorsque la composition est complexe.
Il n'y a d'exception que pour les thèses de la Faculté de droit, car un fonds spécial (Fonds Logoz) permet d’allouer des subsides de publication.

f/ Pour l'octroi de bourses des fonds usuels de la Société académique de Genève

1. 1 - Le dossier doit être présenté selon les points a/ 1 à 8.
2. 2 - Le requérant doit présenter une justification si son travail doit s'achever en dehors des délais.
3. 3 - Le requérant doit faire part de ses projets post doctorat, conformément au souci de relève académique locale.

La priorité, dans l'octroi des bourses, consiste à favoriser la relève académique locale, issue de l'Université elle-même. Il en résulte que, dans la mesure où les règlements des divers fonds le lui permettent, la Société académique de Genève réserve ses bourses à des candidats qui ont achevé leurs études à Genève et qui souhaitent compléter leur formation à l'étranger ou éventuellement dans une autre université suisse.
Des bourses peuvent exceptionnellement être accordées pour permettre à un candidat au doctorat, qui a réuni tous les éléments de sa thèse, d'en achever la rédaction. La durée de ces bourses est de six mois, exceptionnellement d'un an.